A Secretaria de Estado de Saúde (Susam) anunciou nesta quarta-feira, dia 05, que está implantando um sistema para tornar os processos administrativos do órgão mais transparentes, o Sistema Integrado de Gestão de Documentos Eletrônicos (Siged) será Integrado à Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz-AM). O Siged foi instituído como o sistema de gestão documental oficial da Susam pela Portaria nº 254, de 1º de abril de 2020.
A partir de agora, todos os processos estão sendo abertos e tramitando eletronicamente. A meta é eliminar 100% do papel, conferindo rapidez, eficiência e transparência às ações.
Segundo o secretário de Saúde interino, Marcellus Campêlo, o processo digital tem diversos benefícios para a sociedade. Um deles é eliminar a possibilidade de fraude.
“Primeiro que, uma vez tramitados, os processos só podem ser acessados por quem originou ou por quem tem de alguma forma parte nele. Segundo que, uma vez assinado eletronicamente, para fazer qualquer retificação no processo, o servidor precisa formalizar essa retificação”.
De acordo com o secretário, o Siged vai permitir mais agilidade no processo e o controle social sobre ele, uma vez que toda a sociedade vai saber por onde tramitou e onde está o processo no momento.
Protocolo Virtual
Junto com o Siged foi implantado o Protocolo Virtual, para que fornecedores também possam dar entrada em seus processos de pagamentos de forma on-line, sem precisar ir à secretaria. O Protocolo Virtual é um módulo auxiliar ao Siged, e por meio dele o fornecedor também pode acompanhar todo o trâmite do seu processo.
O acesso ao Protocolo Virtual e ao Siged se dá por meio do site da secretaria (www.saude.am.gov.br). No site também estão sendo disponibilizados os manuais para os usuários dos sistemas.
Melhoria no desempenho
Para o coordenador administrativo da Susam, Marcus Martins, a modernização da gestão nada mais é que instrumentalizar as áreas técnicas para que elas possam melhor desempenhar suas atividades. Ao mesmo tempo, a secretaria implanta a gestão de processos e promove a análise qualitativa e quantitativa do tempo em que ele passa em cada setor.
Segundo Martins, a tramitação eletrônica impede que os processos fiquem parados por muito tempo num setor e reflete também em economia de recursos, pois os processos não precisam tramitar fisicamente entre as unidades e a secretaria.
“A principal vantagem da utilização do sistema de gestão documental, o Siged, é a economicidade de tempo, uma vez que o processo não tramita mais fisicamente, e o tempo de tramitação entre os servidores é de apenas um segundo. Isso nos traz a vantagem de tomar as decisões em menos tempo e de forma mais econômica para a administração”.
A mudança já é visível e as pilha de processos nos setores da secretaria já começa a parecer coisa do passado. A meta é encerrar o expediente com o mínimo de processos para análise e providência nos setores.
Volta do ETP
No pacote de gestão administrativa também está a reintrodução do Estudo Técnico Preliminar (ETP) nos processos de contratação e aquisição de bens e serviços. O estudo é peça fundamental para orientar os projetos básicos.
Foi produzido um manual do ETP, que já está no site da Susam, assim como o Manual de Contratos. Também estão sendo elaborados os cadernos dos fluxos dos processos de Recursos Humanos e fluxo de pagamentos. Conforme ficam prontos, os manuais estão sendo disponibilizados no site para que todos possam acessar.
“Todo esse movimento implica diversas ações, como a qualificação das equipes em todos os fundamentos da gestão administrativa, que são o planejamento, a organização, a direção e o controle”, explica Marcellus Campêlo, para quem, além desses ganhos de controle e tramitação de prazos, o processo digital também ajuda o meio ambiente. “Você evita a utilização do papel e faz com que a secretaria evite construir espaços específicos para arquivos ou armários”, conclui o secretário.
